Основные правила рационального использования рабочего времени

Результативность рабочего дня зависит от того, насколько рационально распределено время, отведенное для выполнения требуемых задач. При этом некоторые из них являются неотложными, срочными, глобальными, а некоторые постоянно повторяющимися мелочами.

Именно эти мелочи забирают уйму драгоценного времени, создавая впечатление «белки в колесе». А ведь отвлечение на выполнение рутинных операций можно свести к минимуму. Порой простой уборки на рабочем столе и распределения документов по определенным папкам бывает достаточно, чтобы оптимизировать рабочий процесс. Тем более, когда дело касается таких операций, как работа с электронной почтой или ответы на уведомления соцсетей или чатов.

Многозадачность наших операционок — это конечно удобно. Но огромное количество открытых вкладок, особенно в рабочем процессе, может тормозить работу компьютера, съедая необходимую оперативную память. Простое закрытие временно не используемых программ поможет не только сосредоточиться на главном, но и ускорить работу компьютера. Если тщательно продумать, как организован рабочий день, то окажется, что массу времени можно было бы сэкономить на автоматизации большого количества операций, выполняемых вручную.

Пустые входящие

Эпоха тоталитарной рекламы внесла свой достойный вклад в использование этого удобного сервиса. Каждый, даже мимоходом посещенный сайт, норовит узнать наш электронный адрес и забросать мусором рабочую почту. По статистике 80% информации, попадающей в ящик таким способом, никогда не пригодится. Не забывайте о том, что стандартные рассылки всегда дают возможность отписаться. Сделайте это, если их количество превышает все допустимые пределы.

Стандартные письма, не требующие ответа, тоже полезно удалять. Есть такое правило электронной почты — zero inbox или «пустые входящие». Если следовать этому принципу, то в почте всегда будут присутствовать только актуальные, требующие ответа сообщения. К тому же такая организация считается хорошим мотиватором в работе. Рабочий ящик нужно превратить в список неотложных дел — это самый верный способ значительно ускорить их выполнение.

Сначала сделайте отложенное дело

Дело, которое требует решения, но по каким-то причинам постоянно откладывается, есть у каждого. Возможно, нужна консультация с неприятным человеком или это просто боязнь показаться некомпетентным — причины могут быть разные. Но забыть о нем невозможно. Психологи рекомендуют сделать это в первую очередь.

Решение наболевшего вопроса освободит от груза ответственности, который подсознательно не позволяет сосредоточиться на текущих задачах. Настроение и желание работать сразу пойдут вверх. Часто такое решение приводит к разгребанию давних завалов в делах.

Также очень полезно будет изучить секреты по ускорению работы. В любой программе их очень много. Автозаполнение ячеек в табличном редакторе офисного пакета, специальные кнопки и приемы для оптимизации работы в 1С, клавиатурные сочетания в фотошопе — все эти мелочи требуют самостоятельного изучения. Не пожалейте времени на это — вы сразу почувствуете, как ускорится и станет более качественной ваша работа.

Организация рабочего времени

Психологи рекомендуют разбить рабочий день на небольшие отрезки. Оптимальное время интенсивной работы — 30-40 минут. Между этими промежутками полезно сделать паузу — 10-15 минут. Такие перерывы нужны для того, чтобы отвлечься: подвигаться, попить кофе, послушать музыку, на худой конец, просто посмотреть в окно. После такого мини-отдыха возвращайтесь к работе.

Если решение сложной задачи долго не приходит, процесс остановился и никак не хочет двигаться вперед, рекомендуется отложить на время ее выполнение. Если есть возможность ненадолго покинуть рабочее место, то это будет лучшим выходом из ситуации. Прогуляться в парке, посмотреть на город, перекусить или помедитировать — всего может занять от 30 до 40 минут. Вернуться к работе желательно со свежей головой. Иногда решение приходит во время такого перерыва подсознательно, иногда простое переключение даст необходимый отдых — и оно придет в рабочем порядке.

Соцсети

Количество друзей и подписчиков в соцсетях у некоторых фанатов превышает все разумные пределы. Тщательно проанализируйте всех, с кем вы общаетесь или состоите в переписке. Оставьте только те контакты, которые действительно важны в профессиональном или личном плане, от остальных избавьтесь. Гнаться за количеством френдов и подписок простительно подросткам. Но когда на рабочем столе постоянно появляются уведомления об оставленном комментарии или новом подписчике, это сильно отвлекает в самый неподходящий момент. Не говоря уже о том, что такие сообщения захламляют почтовый ящик. Поэтому лучшим решением будет отключение уведомлений из соцсетей.

Правильно используйте время пиковой активности

У каждого из нас есть время в течение суток, когда интенсивность восприятия находится на пике. Полезно знать, когда именно для вас наступает такое время, и использовать его по максимуму. На этот период нужно планировать принятие самых важных решений. Рекомендуется на некоторый промежуток времени отключить телефон, исключить все отвлекающие факторы, и заняться самыми важными делами, требующими немедленного или нестандартного решения. Основную работу нужно постараться сделать в этот промежуток.

Правила рациональной организации рабочего дня просты. Если попытаться следовать им, то решение задачи оптимизации работы придет сразу же. Ведь можно тратить меньше времени и успевать сделать больше, а можно весь день крутиться «как белка в колесе» и топтаться на месте. Простой анализ распределения времени поможет уменьшить количество лишних операций и упорядочить их, освобождая драгоценное время для отдыха.