Как научиться эффективно распределять рабочее время?

Время, отведенное нам в этой жизни, увы, ограничено. Тем не менее, человек часто расходует его впустую, занимая свой мозг совершенно бесполезной информацией или выполняя абсолютно нерациональные действия. Какие же привычки можно отнести к убийцам времени, не приносящим ничего полезного и продуктивного в жизнь? На первом месте, безусловно, причины, связанные с использованием технологий.

Лидер в этом списке — компьютерные игры, на втором месте — соцсети. Время, потраченное на ничего не значащую переписку с малознакомыми людьми, безусловно убито напрасно. Психологи называют причиной такого повального увлечения виртуальным общением в ущерб реальности иллюзию мгновенного получения эффекта обладания желаемой ценностью.

Общаясь в соцсетях, человек получает иллюзию любви и дружбы, конструктивного общения. Компьютерные игры создают иллюзию могущества от легких побед. Телесериалы — иллюзию увлекательной интересной жизни героев. Причем причина такого доминирования виртуальной реальности проста — отсутствие веры в то, что реальность приблизит к желаемому результату. Ученые советуют заменить бесконечное звучание однообразной музыки прослушиванием аудиокниг, а общаться в соцсетях только по делу.

Справедливости ради нужно сказать, что в последнее время появилось много разных теорий и взглядов относительно полезного времяпрепровождения. Некоторые специалисты утверждают, что стремление к полному рационализму обедняет человека. Есть целая категория людей, для которых сам процесс обдумывания и тщательного разложения по полочкам уже продуктивен. А бывает, что несобранные прожигатели времени выдают в один момент гораздо более продуктивную идею, чем самый фанатичный успешный менеджер. Итак, на что же люди привыкли тратить драгоценное время, вместо того, чтобы освободить его для более продуктивных дел?

Тайм-менеджмент

Управление собственным временем настолько важно, что появилась целая наука, которая называется тайм — менеджмент. Один из ее принципов основан на том утверждении, что 80% дел человек выполняет, затрачивая на это 20% времени. Остальные 20% потребуют 80% рабочего времени. Исходя из этого принципа при распределении рабочего времени, можно малыми усилиями добиться больших результатов. Планировать работу нужно от больших задач к малым. При решении задачи 20% времени, потраченного на ее обдумывание, сохранят 80% времени, требующегося для ее решения.

Большое значение имеет расстановка приоритетов в решении задач. Здесь полезно будет знать о принципе Эйзенхауэра. Выполняя каждый день огромный объем работ, он пришел к выводу, что существует 4 типа дел: важные и неважные, срочные и несрочные. Правильная расстановка приоритетов этих задач, согласно матрице Эйзенхауэра, будет следующая:

  • Важные и срочные дела. Это дела, не требующие промедления. Хорошо, если такие возникают не часто (прорыв водопровода, зубная боль).
  • Важные и не срочные — потенциально опасные ситуации, которые могут перейти в срочные (ремонт водопровода, визит к стоматологу).
  • Срочные, но неважные (телефонные звонки, встречи).
  • Неважные и несрочные. Такие дела как раз и есть убийцами времени (пустые разговоры, просмотр неинтересных передач).

Также полезно знать несколько методов оптимизации рабочего времени.

Принцип помидора

Предполагает 5 минутные перерывы после 25 минут работы. Подобных циклов надо сделать четыре. Затем удлинить их до получаса.

Обезглавить лягушку

Принцип предполагает, что самое сложное и неприятное дело выполняется первым. Покончив с ним, можно обеспечить себе хорошее продуктивное настроение на весь день. В противном случае мысль о незавершенном деле будет весь день преследовать, не давая сосредоточиться на других задачах.

Умение говорить «нет»

Безотказные люди страдают от нехватки времени для выполнения своих дел постоянно. Они тратят массу времени на выслушивание чужих жалоб и решения чужих задач. По сути, живут чужой жизнью. Обычно это люди, которые испытывают чувство вины, если выполнить чужую просьбу по какой-то причине невозможно. В результате безотказного человека преследует хроническая усталость. Свои дела оказываются в крайне запущенном состоянии. Потребительское отношение может стать нормой для непорядочных людей. Согласие помочь превратится в постоянную обязанность.

Для отказа от выполнения просьбы тоже существует определенные правила:

  • Высказать отношение к ее сути, это может быть как отсутствие интереса, так и сожаление или раздражение;
  • Сказать решительное «нет»;
  • Объяснить причины отказа;
  • Предложить свое решение.

Наука отказывать привнесет в жизнь много свободного времени и сил для решения своих задач и необходимого отдыха. При этом не нужно забывать, что иногда с просьбой помочь обращаются люди, действительно в ней нуждающиеся.

Порядок на рабочем столе

У эффективных работников стол всегда в порядке. Это позволяет сконцентрироваться на решении текущей задачи, а не на поиске необходимых бумаг. Хлам на рабочем столе загромождает не только его самого, но и вносит сумятицу и беспорядок в мысли человека. Корзина для мусора должна всегда находиться в нужном месте, и вовремя освобождаться. Начать свой рабочий день с наведения порядка на столе — половина успешного его завершения.

Блокировка соцсетей

Соцсети отнимают массу времени. Зайдя на минутку ответить на сообщение, можно потерять полчаса на просмотр новостей. Сайтов общения предостаточно. Простое обновление фото может потребовать времени для его корректировки и комментария. Тут может потребоваться не меньше часа. Это уже настоящая зависимость, от которой избавиться не так просто. Достаточно, однако, один раз отключиться от соцсетей, чтобы понять, что жизнь без них вполне возможна, и она ничуть не хуже.